Pojem kontrola nepatrí k najobľúbenejším, lebo s ním môže byť spojený pocit nedostatočnej samostatnosti, osobného obmedzenia a vôbec nie príliš veľa pozitívnych emócii. My však chápeme kontrolu aj z iných pohľadov:
- v zmysle strategickom (hodnotenie východísk pri tvorbe stratégie, môže viesť k zmene stratégie – napríklad typu a využívaní výrobných technológií, spôsobu montáže, spôsobu výberu zamestnancov a ich rozvoja, motivácie atď.),
- v zmysle taktickom (reaguje na konkrétnu situáciu vo vymedzenom prostredí – často ide o spôsob a typ pomôcok pri manipulácii, využívanie progresívnych obrábacích nástrojov atď.),
- v zmysle operačnom – sledovanie bežných činností v transformačnom procese ( vykonávanie úloh, činnosti podľa štandardov priamo na pracovisku).
V manažmente je kontrola neoddeliteľná od konkrétnych procesov tak strategického ako aj operačného riadenia. Preto kontrolujeme:
- či sme urobili niečo, čo sme mali urobiť,
- a či sme to urobili tak, ako sme to mali urobiť.
Aktuálne práve pri kontrolných činnostiach najviac využívame riešenie iForms. Variabilita takéhoto riešenia umožňuje jednoducho vytvoriť auditný formulár, zapisovať údaje a samozrejme ich vyhodnocovať.
Pri kontrolných činnostiach sa sústredíme, čo a ako sa malo urobiť, čo sa malo dosiahnuť, najmä:
- z hľadiska obsahu a účelu (čo a či to plní to, čo to plniť má),
- z hľadiska času (za ako dlho, kedy),
- z hľadiska spôsobu (akými procesmi a postupmi),
- z hľadiska akosti (akou kvalitou),
- z hľadiska nákladov (ako efektívne).
Z našej praktickej skúsenosti kontrolu chápeme ako dynamický a permanentne prebiehajúci proces na meranie a hodnotenie výkonnosti, efektívnosti a kvality (pracovníka, pracoviska, spoločnosti) ktorý sa týka všetkých úrovní spoločnosti – od vrcholovej – riadiacej úrovne, až po líniovú – výkonovú úroveň. Preto proces kontroly musí byť dobre naplánovaný a riadený, aby došlo k zlepšeniu a nie zhoršeniu stavu.
Konkrétny obsah jednotlivých krokov bude vždy závisieť od konkrétneho charakteru kontrolovaného procesu, od typu kontroly, najmä od jej cieľov. Vždy však treba agregovať dostatok relevantných informácií:
- aké sú existujúce štandardy (kritéria) a aká je ich hierarchia,
- aká je úroveň znalosti metód a techník, zručnosť ich ovládania medzi pracovníkmi
- ako sa dodržiava zmysel a cieľ kontroly,
- či a ako sú nastavené možnosti korekčných akcií (z hľadiska uskutočniteľnosti, a z hľadiska existencie zodpovednosti a právomocí na ich uskutočnenie).
Zároveň, aby bola kontrola dostatočne efektívna odporúčame zamerať sa na:
- primeranosť – sledovať len to, čo je podstatné,
- pružnosť – v prípade nečakaných zmien vedieť pružne zareagovať,
- zameranie na budúcnosť – aktivity smerovať na oblasti/stav kde chceme, aby sa spoločnosť dostala,
- hospodárnosť – aby náklady na analýzy neboli väčšie ako ich dôsledky,
- zrozumiteľnosť – nie len pre vykonávateľov ale aj pre kontrolovaných,
- motivácia – aby proces kontroly nebol chápaný ako represívny nástroj, ale ako motivačná aktivita,
- integráciu – vzťah aktivity smeroval naprieč spoločnosťou a previazanosť cieľov a postupov.
Prečítajte si aj o Softvérovej podpore pre tvorbu časových noriem.
